Comment sécuriser l'externalisation d'un projet innovant ?

 

Sous-traiter un projet innovant n’est pas une mince affaire. Déjà, toute part d’innovation apporte son lot d'incertitudes. Alors quand il faut en plus, à la fois s’assurer que le budget et le délai seront respectés, mais aussi trouver LE bon prestataire, celui qui saura mener à bien ce projet et en qui on aura confiance, l’équation devient complexe.

Comment s’assurer que nos délais et notre budget seront protégés ? Existe-t-il des méthodes qui permettent de sécuriser ces 2 aspects ? Faut-il choisir entre innovation et sécurité (budget, délais et cahier des charges respectés) ? Un contrat peut-il tout prévoir ?

Certains contrats contiennent les clés à ces points sensibles. Oui, il est tout à fait possible d’innover tout en maîtrisant son budget et son délai. Non, les contrats au forfait et en régie ne sont pas les réponses adéquates dans 100 % des cas.

Alors, quels sont les points déterminants pour faire le meilleur choix de contrat avec votre partenaire ? Découvrez dans cet article les clés pour vous aider à réussir l’externalisation de votre projet !

C’est parti !

 

Établir votre collaboration et maximiser l’innovation

Le premier des éléments essentiels à retrouver dans votre contrat avec la société d’ingénierie, c’est la dynamique de votre collaboration. Comment être sûr que votre prestataire sera à l’écoute ?

 

Engagement au forfait – Vos attentes fixées dans le contrat

Le contrat classique au forfait vous laisse la parole jusqu’à la signature. Vous délimitez vos attentes dans un cahier des charges le plus détaillé possible, et la société d’ingénierie développe ce qui y est écrit, comme prévu, à la date prévue. C’est un contrat rassurant pour le client.

Avec un engagement au forfait, quand tout se passe bien… Eh bien, tout se passe bien. Félicitations ! Mais quid en cas d’aléas ?

Avec ce type de contrat, pas de place pour un changement d’avis. Si la pratique s’avère différente de la théorie, vos nouveaux besoins vont devoir patienter jusqu’à la signature d’un autre accord contractuel (avenant, renégociations, délais et coûts en plus). Ici, le fournisseur est dans l’obligation légale de remplir le contrat tel qu’il a été signé. Les pénalités pour s’éloigner du cahier des charges pourraient être lourdes pour lui. Donc, une fois l’engagement signé, il y a peu de place pour un véritable échange, une co-construction, une collaboration entre vous et les experts techniques, un éventuel changement de cap ; cela pourrait impacter vos ambitions d’innovation, puisqu’on s’en tient, ici, au contenu du contrat. Le prestataire ne sera pas vraiment motivé à innover ou à aller plus loin que ce qui est écrit dans le contrat. Il veut garantir la marge du client. Il va plutôt se mettre en posture de sécuriser au maximum le budget et le délai en répondant au cahier des charges. Ce scénario n’est effectivement pas propice à l’innovation.

 

Le contrat en régie ou « AT » (Assistance Technique) – Vous commandez

Autre type de contrat traditionnel qui, lui, met le client dans le cockpit. Piloter votre projet, c’est une belle idée pour être sûr qu’on ne dévie pas de la route. Ce type de contrat prend tout son sens dans ces différents cas de figure :

  • lorsqu’on souhaite compléter une équipe par un prestataire externe spécialisé dans le même domaine de compétences que cette équipe interne dédiée ;
  • Lorsque l’on a besoin ponctuellement d’une expertise non maîtrisée en interne pour un projet sur une période donnée. Par exemple, votre équipe Cloud ne maîtrise pas la technologie Edge. S’entourer d’un expert en Edge le temps du projet sera adapté.

Toutefois, lorsqu’on fait appel à une main-d’œuvre d’experts, c’est normalement pour bénéficier de ses conseils techniques. De fait, si le contrat en régie vous offre la garantie que la société d’ingénierie fera ce que vous désirez, vous allez bénéficier de son expertise mais pas pour autant et, une fois de plus, de sa capacité à innover. En effet, l’équipe n’aura théoriquement qu’à exécuter vos ordres. Elle ne sera pas là pour faire des suggestions et sortir des sentiers battus.

La régie ou AT n’est donc pas une collaboration à proprement parler, mais plutôt la location ponctuelle d’une main-d’œuvre compétente ou l’agrandissement ponctuel d’une équipe, lorsqu’il n’est pas prévu d’embaucher sur le long terme. On parlera de complément de charge capacitaire. Ce type de contrat peut parfaitement convenir à un client expert lui-même, qui sait exactement où il va et qui souhaite agrandir son équipe ponctuellement. Ce type d’engagement ne sera au contraire pas adapté à un contexte multimétier.

Un petit résumé de ces 2 types de contrat :

 

Le contrat agile – Une collaboration main dans la main, génératrice d’innovation

Le contrat agile est conçu pour être flexible. Avec ce modèle, c’est vous, en tant que client qui donnez pour consigne la finalité de votre produit à atteindre, avec un coût défini et un délai imparti (plus de détails dans la vidéo ci-dessous).

Tout en sécurisant délai et budget, ce contrat donne la possibilité au projet de bouger, si besoin. La finalité première du produit reste l’objectif du projet. C’est ensemble que vous déterminez les objectifs de votre projet, en priorisant chaque fonctionnalité. C’est ce travail de priorisation qui viendra maximiser la valeur ajoutée de votre produit. C’est utile aussi pour que les équipes savent sur quoi il faut se concentrer.

Ce contrat met la collaboration entre vous et votre société d’ingénierie au centre du projet.

Comment le périmètre du projet peut-il changer ?

Il peut changer en fonction des avancées, en fonction de certaines difficultés rencontrées,... C’est cette flexibilité qui permettra à la société d’ingénierie, dans toute son expertise, de vous proposer les solutions techniques adaptées pour la réalisation de votre produit. Le choix de ne pas se contraindre avec un cahier des charges donne de meilleures chances de réussite au projet. Vous restez présent tout au long du développement du projet, vous les approuvez et ainsi, le projet est construit main dans la main.

C’est la méthode qui allie donc le mieux innovation et collaboration.

Pour en savoir plus sur le contrat Agile et les différentes formes qu'il peut avoir :

 

Définir votre budget et prévoir les aléas

Bien sûr, la question du budget est clé. En signant votre contrat, vous devez vous sentir à l’aise de savoir combien cela va vous coûter. Mais, que se passera-t-il en cas d’imprévus ? Comment faire si mon budget est dépassé ? Qui est responsable, moi ou la société d’ingénierie ?

 

Contrat au forfait – Un budget fixe et sécurisé pour le client…

Sur le papier, l’engagement au forfait a tout de sécurisant.

 

Que dit le contrat au forfait en termes de budget ?

Après avoir consulté plusieurs prestataires, vous trouvez le bon. C’est celui qui, pour la somme forfaitaire de – disons – 200 000 €, vous livrera, dans 10 mois, l’objet connecté que vous et votre équipe avez décrit dans le cahier des charges. C’est écrit noir sur blanc. Rien de plus simple. Pas de dérives financières possibles, sinon c’est à la charge du prestataire.

Ouf ! Vous êtes rassurés.

C’est pour ça que beaucoup de clients choisissent ce type de contrat. Garantie de résultats, sans sortir du budget et des délais, responsabilités reportées sur le prestataire... C’est tout ce qu’on désire ! En plus, c’est un modèle que tout le monde connaît. Donc, la majorité des sociétés de services vous le proposeront directement. Ce qui le rend encore plus pratique, car cela vous permettra de comparer un grand nombre d’offres sur la même base. Vous vous y retrouvez. Très bien !

 

… sauf en cas d’imprévus

Cependant, le projet commence et, soudain, la société de services est dans l’impasse. Le composant clé de votre produit connecté est en rupture de stock chez tous les distributeurs et revendeurs. Aïe ! Car de ce composant découlait non seulement le design de votre objet, mais également certaines de ses fonctionnalités.

Vous vous dites alors : j’ai signé un engagement au forfait. Cet imprévu est donc le problème du prestataire. On ne va tout de même pas changer de contrat pour revisiter le cahier des charges (nouvelles négociations, changements de prix et de délais à la clé). Donc, rendez-vous le 25 septembre avec mes livrables en bonne et due forme, merci.

Est-ce vraisemblable ?

externaliser projet innovantNon, vous avez raison. En vérité, ce qui va se passer, c’est que votre prestataire va tant bien que mal tenter de respecter le budget. D’autres concessions seront faites. Pour ça, il va trouver une solution, probablement moins avantageuse, mais qui ne lui fera pas perdre d’argent. Vous vous retrouverez alors avec un produit aux fonctionnalités potentiellement compromises. A terme, si vous voulez être satisfait de votre produit, vous devrez réinjecter de l’argent dans votre projet pour remettre votre produit d’aplomb et, pour ça, il vous faudra dépasser votre budget initial (les 200 000 € déjà investi dans le contrat).

 

Alors, à qui le contrat au forfait convient-il ?

Un engagement au forfait peut bien se dérouler. Ce peut être le cas lorsqu’il s’agit d’un développement d’une nouvelle version d’un produit existant, par exemple. Lorsqu’il y a peu d’innovation, il y a peu de marges d’erreur. En revanche, pour des projets innovants, la part d’incertitudes est trop grande et difficile à évaluer. Il est illusoire de croire que l'on peut connaître l'ensemble des tâches à effectuer lorsqu’on essaie d’innover et donc de pouvoir les chiffrer forfaitairement. L'homme sous-estime toujours la complexité d'un projet, que ce soit en délai ou en ressources. C’est ce que dit la loi de Hofstadter : « Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter. » Dans ce cas, ce type de contrat peut rapidement vous mener hors budget.

Le forfait est tout à fait adapté aux projets prédictibles mais n’est pas vraiment propice à l’innovation, donc.

Nous abordons cela dans le webinar "comment acheter des prestations d'ingénierie". Pour le (re)voir gratuitement, c'est ici 👇

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Contrat en régie ou AT – Un minimum de budget pour un maximum de fonctionnalités

Dans un contrat en assistance technique, le client loue la compétence d’une main-d’œuvre experte afin de créer son objet connecté. Cette main-d’œuvre est valorisée par jour. C’est ce qu’on appelle le TJM (taux journalier moyen).

 

L’AT, comment ça marche en termes de budget ?

Vous avez toujours vos 200 000 €. Vous contactez différentes sociétés d’ingénierie, qui vous disent qu’elles peuvent réaliser votre projet avec un contrat en AT, en 10 mois, et que leur Taux Journalier Moyen est de « tant » d’euros par jour.

Vous calculez :

(Le nombre de jours dont la société a besoin pour créer votre produit) X (Leur TJM) = votre budget

C’est facile de comparer, il n’y a qu’à regarder le TJM.

Pas mal, vous vous dites. En moins de temps possible, vous espérez créer le meilleur produit possible grâce à cette main-d’œuvre experte. Un bon plan !

Cependant, il peut parfois être difficile de comparer les offres car un TJM n'expose pas la performance du prestataire. De plus, il peut y avoir de grandes disparités entre deux ingénieurs.

 

En AT, pas de garantie de résultats et des délais à votre charge

externaliser projet innovantToutefois, si la réalité du terrain diffère de la théorie, votre porte-monnaie pourrait subir de lourdes pertes. Et cette fois-ci, les frais sont directement à votre charge, contrairement au forfait. Votre prestataire se doit de vous fournir des moyens pour créer votre objet, mais ici pas de garantie de résultats. Donc, en cas d’aléas, à vous de dépasser votre budget, jusqu’à ce que votre problème soit résolu. Sinon, pas de produit fonctionnel.

Autre désagrément, dans ces moments-là, le stress tend à gagner tout le monde : le client qui gère le projet et qui aura tendance à entrer en phase de micro management, va avoir un effet contre-productif sur les équipes, et impactera aussi à terme le développement du projet. 

Donc, en cas d’aléas, double impact négatif avec ce type de contrat : vous allez dépenser plus, pour un projet bancal.

 

Alors, pour qui est fait le contrat en AT ?

Ce type de contrat peut également bien se dérouler. Toutefois, il est plus adapté lorsque le projet n’appelle pas spécialement à l’innovation. En revanche, il est utile quand on a besoin d’un renfort technique dans un domaine que l’on maîtrise. C’est donc pour les fins connaisseurs et les chefs de projets bien rôdés, qui sauront faire face à tous les imprévus (techniques, planning, administratifs). Il sera aussi adapté à des fins de découverte sur un sujet précis, que vous ne maîtrisez pas, mais sur lequel vous avez besoin de renfort pendant une période donnée.

Alors quel est le meilleur type de contrat pour garantir l’innovation et maintenir une bonne productivité du prestataire ?

 

Les contrats agiles – Une optique gagnant-gagnant pour de l’innovation et une meilleure productivité

La méthode agile a été pensée pour tenter de pallier les restrictions des modèles traditionnels. De fait, pour remédier à l’imprévu, il y a différents types de contrats qui proposent plusieurs solutions budgétaires, comme le « 50%-50% » ou le « Stop ou encore ». À la différence de l’AT ou du forfait, le client et la société de services restent toujours ici dans une dynamique « gagnant-gagnant ».Ce mode d’engagement permet de sortir de la relation de subordonné et aligne les intérêts des deux parties. Ce qui encourage la productivité. Et ça, c’est bénéfique pour votre produit et votre budget.

Vous vous demandez à quoi ressemble un contrat agile dans les détails ? 

Voici des templates libres d'accès réalisés avec l'accompagnement de la société Bold.

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Contrat agile et budget, comment ça marche ?

Au lieu de partir sur quelque chose de fixe qui, comme nous l’avons vu précédemment, ne convient pas bien aux projets IoT, les contrats agiles créent de la flexibilité. Le budget étant lié aux délais, parlons de ces derniers.

Focus opérationnel

Un contrat agile fonctionne par itérations. C’est-à-dire ? Le client et la société d’ingénierie vont collaborer sur plusieurs courtes périodes de 2 à 4 semaines, appelées sprints, à la fin desquelles le client obtiendra systématiquement un livrable. Chaque sprint sert à avancer sur le développement des fonctionnalités du produit, en fonction des priorités définies au préalable. À la fin du sprint, le prestataire fait un point avec le client pour valider le produit et passer à la phase suivante. Les délais sont courts, donc faciles à respecter.

 

Quand on pilote le budget sur des cycles courts, il est par ailleurs plus facile d'arbitrer sur des fonctionnalités à développer en plus ou en moins. En général, la société d’ingénierie estime un montant fixe par sprint à l’avance Vous évitez donc les mauvaises surprises et savez ce qui vous attend pour chaque sprint. Vous êtes donc en mesure de vous arrêter quand vous avez atteint votre budget - même si rien ne garantit la bonne exécution. Les dépassements sont donc limités, ou alors ils engagent les deux parties.

 

 

Et si ça se passe mal ?

Les risques que cela arrive sont atténués en comparaison avec un engagement au forfait ou AT (mais ils ne sont bien-sûr pas nuls). En effet, vous êtes présent durant le développement du projet et vos intérêts et ceux de votre prestataire sont alignés. C’est cet équilibre qui va permettre de faire les bons choix dans une dynamique de co-construction. Même s’il y a des imprévus, ceux-ci sont gérés avec votre accord. Rappelons qu’il n’y a pas de dépassement de budget puisque vous pouvez arrêter la collaboration à la fin de chaque sprint. Et ceux-ci ont toujours pour but de vous délivrer un livrable avec lequel vous pourriez repartir. Si insatisfaction il y a, les portes de sortie sont plus faciles. Les dérives sont ainsi limitées, contrairement aux autres types de contrat.

 

Le contrat agile, idéal pour qui ?

Pour tous les clients qui cherchent à s’aventurer dans l’innovation tout en maintenant des garanties sur le délai et le budget et pour qui le périmètre peut changer.

Mais, parlons-en plus en détail...

 

Vos attentes et vos besoins – Quelle place pour l’innovation ?

Autre point essentiel du contrat : la définition de vos attentes. Quelle est la différence entre exécuter un cahier des charges et innover ? Peut-on obtenir un produit fonctionnel avec budget et délais maîtrisés et innover en même temps ?

Existe-t-il un format qui puisse allier innovation et maîtrise des délais et du budget ?

 

Périmètre et cahier des charges, des besoins bien définis

Dans les contrats traditionnels, on parle de « périmètre » pour définir ce que le client souhaite. Ce périmètre décrit, dans un cahier des charges, les fonctionnalités qui permettront de créer l’objet connecté que vous avez imaginé.

Il existe deux types de cahiers des charges : la version extrêmement détaillée, qui contient une liste de détails/spécifications techniques, précises jusque dans leur fonctionnement et réalisation, qui théoriquement devraient vous servir.

La deuxième, une version plus floue, car le client est moins certain de ses besoins, surtout en termes techniques. Ce qui arrive alors lors du passage de la théorie à la pratique :

  • Un cahier des charges très détaillé avec des contraintes fortes risque d’impacter le temps de développement du projet. Cela montre souvent que le but premier du produit a été oublié. Le risque est de consommer du budget pour des fonctionnalités qui auront peu d’impact ou peu de valeurs. Une validation terrain ou marché auprès des utilisateurs finaux sera la clé pour remettre un cahier des charges sur les rails;
  • Ou bien, le client n’a pas idée de ce qui se cache derrière le développement d’une fonctionnalité spécifique et sous-estime de ce fait le budget et le délai associés. Il va compromettre le cadre de son projet.

Alors, que faire ? On peut jouer sur les contraintes du périmètre dans l’accord contractuel, mais une fois de plus, la valeur légale de ce qui a été posé sur le papier peut être un frein à la création d’un produit innovant. C’est pourquoi les types de contrats agiles changent la donne et permettent de sécuriser l’innovation en protégeant délais et budget.

 

Comment sécuriser l’innovation : remettre l’usage au centre du développement

Certes, vous avez une idée précise d’un produit en tête. Alors pourquoi votre société de services ne pourrait-elle pas juste la concrétiser ?

luis-villasmil-4V8uMZx8FYA-unsplashLa réalité s’avère bien souvent différente de ce à quoi on s’attendait. Dès le début de la création des projets connectés, il a donc été question de s'interroger sur la raison d’appliquer un modèle forfaitaire avec cahier des charges, budget et délais fixes, qui conviennent parfaitement aux projets de construction (types ponts et immeubles), mais moins à l’informatique. De nombreuses études ont montré que ces contrats classiques aboutissaient peu à un produit viable et ce, au prix d’importants dépassements des délais et du budget, en offrant toutefois moins de fonctionnalités commandées par le client. Très peu étaient considérés comme des succès.

Par la suite, les contrats agiles sont apparus. Pour remédier à la situation, ces contrats ont remis l’usage au cœur de l’engagement. C’est ensemble, d’un commun accord, que vous allez décider du développement de ce produit. Il ne s’agit donc plus de devoir concrétiser un cahier des charges, mais à la place de se concentrer sur le développement de fonctionnalités utiles à l’utilisateur final et donc à vous. Cela signifie que le prestataire ne promet pas la création d’un produit avec 1001 spécificités, mais plutôt la concrétisation d’un produit fonctionnel. A chaque sprint, vous recevez un livrable et débriefez du sprint passé. C’est grâce à cette validation intermédiaire que le produit aura les meilleures chances de réussite.

Le produit final, né d’un contrat agile, doit pouvoir être utilisé tel quel par le client à la fin du délai indiqué dans le contrat, sans avoir à le remettre d’aplomb, ou à réinvestir. Le budget est défini dès le départ. Il s’agit d’un montant fixe pour chaque sprint. Cependant, il faut rester lucide et comprendre que tout ne sera pas fait dans ce développement. Le choix sera porté dès le départ sur les fonctionnalités clés du produit correspondant au budget alloué.

Ce type de contrat ne sera donc pas du tout adapté à une structure qui veut voir se réaliser absolument toutes les fonctionnalités.

Ce type de contrat est fait pour une structure souhaitant maîtriser délai et budget pour le développement de ce produit.

 

[Vrai ou faux] - Le contrat agile en bonne et due forme

Les contrats agiles sont arrivés plus récemment sur le marché que les engagements au forfait ou en AT. Vous avez quelques craintes ? Quelques a priori ? C’est normal ! On les connait moins bien, alors comment définir le vrai du faux ?

 

Un contrat agile ne comporte aucune spécification de processus, de délai, de mesure de résultat

noun_False_2049513FAUX – Le contrat doit détailler le processus de développement et de recette du projet. Pour avancer rapidement, un temps défini et assez court va permettre au client de faire la réception du livrable. Il va également limiter la durée dans le temps pour permettre d’apporter des modifications. Plus les délais sont courts, plus les équipes peuvent avancer sur de bonnes bases pour les sprints de développement suivants.

Une réunion de démarrage est mise en place pour définir d’un commun accord les objectifs à atteindre. C’est cette réunion qui va permettre de définir dans chaque sprint, comment atteindre l’objectif. 

Ces paramètres changent des contrats traditionnels, mais n’en sont pas moins écrits noir sur blanc. Cela permet également de vérifier que le prestataire, qui se dit « agile », sait véritablement de quoi il parle. Fuyez, s’il ne peut pas expliquer précisément ses méthodes.

 

Si on emploie la méthode agile, pas la peine d’établir un contrat

noun_true_2049512noun_False_2049513VRAI & FAUX – Il n’y a jamais d’obligation à faire un contrat dans le cadre d’une collaboration. En revanche, si rien n’est fait pour poser les bases de la relation (les succès autant que les déconvenues), cela peut devenir dangereux aussi bien pour les deux parties. Cela évitera aussi de se méprendre sur les attentes de chacun.

Vous souhaitez aller encore plus loin dans les détails juridiques ? Télécharger notre modèle de contrat agile.

 

Un contrat agile est plus cher qu’un contrat au forfait ou en régie

noun_true_2049512SOUVENT VRAI –Les praticiens de la Méthode agile le disent eux-mêmes, si vous tentez de comparer (bien que les bases soient différentes) une offre au forfait ou en régie à une offre agile, les prix seront souvent plus hauts. Vous pouvez tenter de ramener votre sprint à un TJM pour ce faire. Cependant, comme dit précédemment, les chances de réussite sont plus grandes dans un contrat agile qui vise une meilleure collaboration. Il sécurise l’innovation et laisse une grande autonomie à l'équipe prestataire, tout en étant en co-développement avec le client et en garantissant la livraison d'un produit fonctionnel. Afin de faire une juste comparaison entre tous les types de contrats, il faudrait idéalement calculer l’imprévu, les dépassements en forfait et assistance technique, mais aussi le résultat obtenu.

 

Vous connaissez désormais les différents types d'engagement et de contrats. Vous comprenez maintenant que le forfait ou la régie ne sont pas la réponse dans 100 % des cas. Et surtout, vous savez qu'il est possible d'innover tout en sécurisant votre budget et votre délai. Bref, vous avez toutes les clés pour maximiser les chances de réussite de votre projet !

 

Vous vous posez encore des questions ?

Le webinar "comment acheter des prestations d'ingénierie" peut vous intéresser. 

Voici un extrait.